Revista Organiza

"Experiencia y precio en la fase de selección; empatía, asesoramiento, creatividad, calidad y valor humano en la fase de ejecución", estas son las principales demandas que, según Francisco Alcaide, autor de Retos, Tendencias y Oportunidades en el Sector de Eventos, los clientes exigen a las agencias de eventos. Pero, no nos engañemos. Una de las claves para conseguir la adjudicación de un evento es la reputación del organizador. Es decir, el prestigio que el organizador se ha ganado entre sus clientes. A pesar de ello, la actual desaceleración económica global ha conducido a marcas y anunciantes a la reducción del presupuesto destinado a eventos y a la necesidad de redefinir sus estrategias de forma que resulten más rentables. En este contexto de 'reputación y calidad a buen precio, por favor', ¿cuáles son las principales demandas de los clientes?

No seamos catastróficos. No todo son malas noticias. Crisis es sinónimo de oportunidad.

A pesar de la contención en el mercado de eventos (finales 2008 – principios 2...) el estudio EventView 2009 elaborado por MPI (Meeting Professional Incentive) demuestra que la partida de eventos es la más valorada por los departamentos de marketing de las empresas. Aunque el estudio desvela que el 81% de los encuestados –el 41% de los cuales son representantes de grandes compañías y marcas internacionales- considera el evento como la herramienta de marketing que genera más ROI (por ofrecer mayores oportunidades de networking), la realidad demuestra que este año hay menos eventos y muchas agencias y organizadores se ven obligados a realizar descuentos de hasta un 40% para poder trabajar.

El tan ansiado retorno de la inversión

Olvídense de este último dato. Vamos a lo positivo, que, al fin y al cabo, es lo más práctico. El 81% de los encuestados en el EventView considera que el evento es la disciplina de marketing que genera mayor ROI.

Ofrezca eventos con ROI. El cliente busca resultados. Convertirse en un partner que le ayude a alcanzarlos es más que positivo, porque resulta rentable para el cliente y para el organizador. Si una de las variantes que genera retorno de la inversión es el networking, ¿por qué no ofrecer un servicio de networking en el contexto del evento? No estamos hablando de una zona de networking.

Eso no es innovar. Pongan al servicio del cliente personal cualificado que ayude a los invitados a contactar entre sí según sus intereses. Busquen información de quién son los asistentes al evento. Encuentren sinergias entre ellos y presénteselas aderezadas por el mejor catering. No sea un mero organizador. Conviértase en un verdadero Relaciones Públicas. Sin duda, preparar a nuestro personal para realizar acciones de este tipo, es una gran ventaja competitiva. 

Eventos low cost

Vuelos low cost, comida rápida low cost, hoteles low cost… Este fenómeno que atrapa al consumidor allí donde se encuentre, que lo seduce y lo convence, también se está implantando en el sector de eventos. Si bien es cierto que los organizadores ofrecen ahorro a sus clientes, por el momento no hay ningún atrevido que se haya posicionado como agencia organizadora low cost.

El low cost no consiste en establecer una guerra de precios, sino que se convierte en una estrategia de empresa y el objetivo es el de satisfacer al cliente con un servicio que va más allá de lo básico. El profesor Josep Francesc Valls, catedrático de ESADE y co-autor del libro Fenómeno Low Cost. Impacto en el factor precio, explicaba, en el contexto de las jornadas formativas organizadas por MPI sobre este fenómeno, que: “Lo primero es saber cuánto está dispuesto a pagar el cliente. No se trata de reducir por reducir, sino de reducir aquellos aspectos que el cliente no valore”. En este sentido, Valls hizo hincapié en que las empresas no han de dejar de lado el contacto con el cliente y la calidad evidente de servicio en su afán por ofrecer los precios más competitivos. De la misma opinión es José Luis Lanchas, de SAP Global Events Emea, quien en una mesa redonda organizada por la misma asociación, destacó que “una forma de reducir costes es realizar una menor inversión en el ‘nice to have’, en aquellos elementos que gustan pero que son prescindibles, como los regalos corporativos” y añadió “antes no se miraba con detalle cada partida, ahora se presta más atención a todo”. Por su parte, Mª Angeles Sierra de Siemens mantuvo que “las negociaciones de presupuesto son mucho más intensas. Pero nuestro objetivo es bajar presupuesto sin bajar calidad, ¡y se consigue!”.